Cubrir las vacaciones de los compañeros sin desfallecer
Estamos en ese momento del año en el que ya palpamos las vacaciones –quienes todavía no las han comenzado–, disfrutando de esa maravillosa sensación que algunos llaman felicidad anticipatoria. Como la que se siente los jueves, más que los sábados, o como la que disfrutamos cuando planificamos un plan que nos apetece muchísimo, más que mientras ocurre. Pero estos meses estivales tienen otra cara de la moneda, ya que implican un extra de organización, ya sea por conciliar la vida familiar y profesional, tarea que ahora se hace más complicada con motivo de las vacaciones escolares, por dejar todo listo antes de cerrar el ordenador o por lo contrario, por cubrir las vacaciones a un compañero durante su ausencia. Esto último puede ser pan comido o convertirse en un suplicio que nos deje fuera de juego. Todo dependerá del sector, de la carga de trabajo que haya en ese momento y de la planificación.
Como punto de partida, lo que debemos tener bien claro es que cubrir a un compañero no debe significar duplicar nuestra jornada ni asumir la carga del otro como si nada; eso no es. Adriana Arias, SVP de Marketing y Comunicación de Globant Europa, considera que, a rasgos generales, la clave para transitar el período de vacaciones de verano sin sentirnos abrumados como equipo radica en una planificación anticipada y colaborativa. “Organizar los proyectos con tiempo, establecer prioridades claras, mantener una comunicación transparente y fomentar el apoyo mutuo entre colegas son prácticas fundamentales”, expresa Arias. Así, si antes y después de las vacaciones logramos distribuir la carga de trabajo de manera equilibrada, respetar los tiempos y coordinar adecuadamente, no solo garantizaremos la continuidad operativa, sino que también fortaleceremos el bienestar y el cuidado de las personas que integran el equipo.
En cada fase de la cobertura, unas necesidades diferentes
El antes, durante y después son igual de importantes, pero en cada momento será necesario poner el foco en unas cuestiones determinadas. Antes, lo crucial es una buena planificación y una transferencia clara. “Asegurarnos de que el compañero deje documentadas sus tareas clave, deadlines y posibles incidencias previstas”, comparte Adriana. Y aconseja tener al menos una reunión de traspaso con la persona a la que se cubrirá, revisar juntos los puntos críticos y acordar expectativas realistas. Porque no se trata de reemplazar a alguien al 100%, sino de priorizar lo esencial y garantizar una continuidad sin desbordarnos.
Por su parte, Ángela Pedregosa, especialista en bienestar profesional, gestión del tiempo y mindfulness laboral, cree que en este punto es muy importante garantizar una persona de referencia dentro del equipo que pueda acompañar, supervisar o reajustar si surgen imprevistos. “Si esa persona no existe, el liderazgo empezará por una misma”, aclara Ángela. Y amplía, “es importante que quien asume el trabajo deje claro desde el principio qué puede abarcar y qué no, y que documente bien los avances, obstáculos o decisiones tomadas. Esto da orden, previene malentendidos y permite retomar con claridad cuando la persona regrese o si se incorporan nuevos apoyos. Y es que las soluciones no llegan solo por buena voluntad, sino por una estructura clara, diálogo continuo y una mirada que priorice tanto los resultados como la salud del equipo”.
El compañero se ha marchado y toca afilar el lápiz. Según Adriana, este es el momento de organizarse por bloques, priorizar y comunicar. Será fundamental saber qué tareas del compañero son urgentes y cuáles pueden esperar, así como planificar la semana dejando espacio para imprevistos, evitar caer en la trampa de “hacerlo todo” y trabajar en equipo. Arias recuerda que, si a lo largo del camino sentimos que necesitamos reordenar prioridades, no dudemos en comunicarlo al responsable, “pedir ayuda puntual y coordinarse bien puede marcar la diferencia. Hacer más no siempre es mejor, hacer lo importante, sí”, nos recuerda.