Daily Scrum, la reunión exprés más eficaz
Entrar en una reunión para tratar asuntos importantes y terminar comentando el nuevo corte de pelo de una compañera o la escapada familiar del jefe. Esta desviación de objetivos, que puede parecer exagerada, era de lo más habitual en el día a día de las empresas a principios de los 2000. Las dinámicas corporativas pedían a gritos un cambio de paradigma que hiciera perder menos el tiempo y ganar resultados. Fue entonces cuando, poco a poco, comenzó a expandirse a consultoras, bancos y departamentos de marketing la metodología Scrum, que ya era una realidad en los equipos de desarrollo de software. Diseñada en los años 90 para gestionar de manera flexible y colaborativa proyectos complejos, resultó ser la solución para ganar rapidez y foco en el funcionamiento interno de muchas organizaciones.
Aquellos encuentros largos, dispersos o cargados de discursos banales de las sesiones de brainstorming dejaron de encajar en un contexto acelerado, marcado por la inmediatez tecnológica que había permeado todos los ámbitos de nuestra vida, incluido el laboral. Tampoco resultaban efectivas las reuniones cara a cara (one-on-one): se requería algo más que apuntes aislados para abordar problemas sistémicos de mayor calado. Es por ello que, frente a las tormentas de ideas que diluían cualquier tipo de creatividad, ya fuese individual o colectiva, el Daily Scrum empezó a ganar terreno como una alternativa organizacional radical: una reunión corta, ágil y con un único propósito, alinear al equipo en apenas 15 minutos.
En qué consiste la metodología Scrum
Scrum es, en palabras de sus creadores: “Un marco ligero que ayuda a las personas, equipos y organizaciones a generar valor a través de soluciones adaptables para problemas complejos”. Según detallan Ken Schwaber y Jeff Sutherland, su fuerza reside en dividir el trabajo en ciclos breves llamados sprints, que permiten concretar avances continuos, reducir riesgos y ajustar prioridades en tiempo real.
La estructura es sencilla, basada en tres figuras clave. El product owner, que marca prioridades y decide qué es lo más importante para el ‘producto’ (el objetivo de la empresa para la que trabajes). El scrum master, que actúa como líder y facilitador: se ocupa de que todo fluya, elimina obstáculos y se asegura de que las reuniones sean útiles. Y, por último, los desarrolladores, que planifican, se organizan entre ellos y llevan a cabo las tareas. La propia Guía Scrum establece que cada equipo debe ser lo suficientemente pequeño para mantener la agilidad –no más de diez personas– y, al mismo tiempo, lo bastante grande para lograr avances significativos. Pero la eficacia del método reside en las partes que marcan el ritmo de cada sprint: planificación, revisión, retrospectiva y, sobre todo, el Daily Scrum.
El Daily Scrum es un encuentro de apenas 15 minutos que se celebra cada día laborable, siempre a la misma hora y en el mismo lugar. Su finalidad es alinear al equipo para que se autogestione y avance con coherencia: en lugar de proporcionar instrucciones detalladas a los implicados, consiste en guiar sus relaciones e interacciones. Este breve ritual, explican Schwaber y Sutherland, mejora la comunicación, identifica impedimentos y evita las reuniones innecesarias.
Inteligencia colectiva
El secreto del Daily Scrum no está en el cronómetro que limita la reunión a 15 minutos ni en la estructura de su formato, sino en la capacidad del grupo para pensar como un todo: voces dispersas se convierten en una brújula común capaz de detectar bloqueos, reajustar prioridades y mantener el rumbo del sprint. Como demostraron Anita Woolley y Thomas Malone en su investigación sobre el llamado “factor C”, publicada en la revista Science, la inteligencia colectiva no depende del promedio ni del máximo de la inteligencia individual de sus miembros, sino de variables como la sensibilidad social, la equidad en los turnos de palabra y, en cierta medida, la proporción de mujeres, una correlación que los autores vinculan precisamente a la mayor conciencia interpersonal femenina.