Factura electrónica. Todo lo que tienes que saber
Cuando eres autónomo o montas tu propia empresa, el tiempo dedicado a las gestiones administrativas le van, poco a poco, ganando terreno al dedicado al desarrollo de la actividad profesional en sí. Y es que en algunos casos éstas implican un conocimiento fiscal o legal demasiado elevado. La factura electrónica, afortunadamente, no forma parte de ese grupo, ya que entenderla y emitirla es relativamente sencillo. Como detallan desde el Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública, una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, pero se expide y recibe en formato electrónico.
La nueva ley de factura electrónica se enmarca dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia en el contexto de los fondos europeos Next Generation. Y aunque la Ley 25/2013 ya establecía la obligación de las empresas de emitir la factura electrónica para ayuntamientos y administraciones públicas, la que regula la obligatoriedad en la factura electrónica es la nueva Ley Crea y Crece, publicado en el BOE de 29/09/2022. Uno de los objetivos principales es la reducción de la morosidad y de los problemas de liquidez de las empresas. “Y es que con la implantación de la factura electrónica obligatoria, se facilita de trazabilidad y la gestión de los cobros”, afirman desde Cegid.
La guía práctica sobre la factura electrónica que necesitas
¿Cuándo será obligatoria? Para tener una fecha exacta de entrada en vigor, habrá que esperar a la aprobación del Reglamento de desarrollo por parte del Ministerio en el que se reflejarán los detalles técnicos y operativos. Una vez se dé el visto bueno, el plazo para implementarlas por parte de aquellas empresas con una facturación superior a los ocho millones de euros será de un año, y de 12 meses más para el resto (los autónomos podrán contar con un año extra para cumplir con la obligación de informar sobre el estado de las facturas). Será obligatoria para todos los profesionales, a excepción de aquellos en los que una de las dos partes no lleve a cabo su actividad en España y tampoco cuente con un establecimiento en el país.
¿Cómo se emite? A través de un software de facturación, que podrá ser privado y deberá estar homologado por la Agencia Tributaria, pero también –que no cunda el pánico– público y gratuito. Estos programas permitirán incluir casi todos los datos obligatorios propios de una factura de manera automática y en cuestión de segundos. Para realizarlas, primero será necesario saber el nombre o razón social, el NIF o CIF y la dirección fiscal; también se deberá reflejar el concepto de cada bien o servicio, el tipo impositivo y la posible retención de IRPF. “Igualmente, se tendrá que incorporar la firma digital del documento para poder garantizarse su autenticidad”, explican desde Cegid.
Ante el incumplimiento de la ley, es posible que las consecuentes –y temidas– sanciones toquen a la puerta, las cuales serán diferentes en función de la naturaleza de la infracción. De menor a mayor: si no se presenta la factura electrónica, la multa puede ascender a los 3.000 euros; si no se cumple con el periodo mínimo de almacenamiento obligatorio de las facturas (cuatro años), estaríamos hablando de un máximo de 6.000 euros; si no se cumple con las exigencias fiscales y contables, el importe de la sanción podría alcanzar un máximo de 24.000 euros; y si se vulnera la privacidad, la multa podría ser de hasta 60.000 euros.
Ventajas, muchas
Tal y como afirma el equipo de Quipu, plataforma de soluciones integrales para negocios, el nuevo formato de facturación posibilitará una mayor eficiencia y seguridad. Ellos resumen los principales beneficios en diez puntos clave:
Ahorro de tiempo y esfuerzo
Los programas de facturación integran en una única plataforma todos los datos identificativos del autónomo y de sus clientes. De esta manera, se pueden emitir facturas de manera automática y en cuestión de segundos, ya que la mayor parte de la información que consta en estos documentos se autocompleta en pocos pasos.
Evita errores humanos
Los errores humanos pueden suceder en cualquier área del negocio pero especialmente en la facturación. Al hacer decenas o cientos de facturas sin programas automatizados se multiplican las probabilidades de cometer errores, en algunos casos muy graves que pueden llevar a una sanción por parte de la Agencia Tributaria.
Más facilidades para presentar impuestos y registrar la contabilidad
Uno de los beneficios más importantes de contar con un software de facturación es que el autónomo –o su gestor– puede exportar fácilmente los importes a incluir como gastos e ingresos en las principales declaraciones de impuestos. Esto supone un ahorro de tiempo importante en algunas declaraciones como la Renta, ya que no es necesario reunir todas las facturas del año anterior porque están localizadas y organizadas en una misma plataforma.
Visualiza tus impuestos en tiempo real
El autónomo puede saber antes incluso de presentar su declaración de IVA cuál va a ser el resultado de su declaración del trimestre en curso.
Reducción de los tiempos de envío y cobro
Al tener automatizados los envíos –en muchos casos se pueden incluso programar, si son compras o ventas recurrentes–, el autónomo reducirá los tiempos de elaboración y envío de la factura y, por lo tanto, podrá cobrar antes por su trabajo.
Más comodidad y seguridad en el almacenamiento
Con un software, las facturas quedarán almacenadas y organizadas de manera automática, y se podrán localizar a golpe de clic. Además, se incrementa la seguridad a la hora de enviar tus facturas ya que, normalmente, los programas de facturación usan redes privadas y tienen protocolos específicos como AS2, FTPS, Web Services o Value Added Network. También, a través de la firma digital, habrá menos posibilidades de que hackeen o dupliquen tus facturas para una posible estafa o fraude.
Se elimina el riesgo de perder facturas y deducciones
Cada año, casi todos los autónomos que facturan en papel pierden de una u otra manera alguna factura de gastos que les hubiera permitido aumentar sus deducciones y, por lo tanto, pagar menos impuestos.
Evitar extravíos y posibles sanciones de Hacienda
Al extraviar la factura de un gasto que ya se ha deducido, el autónomo se expone a que Hacienda le haga una comprobación en algún momento de los siguientes cuatro años y le solicite una factura que se ha acabado extraviando y no se contabilizó arriesgándose a una posible sanción.
Facilidad para realizar análisis de negocio
Los programas de facturación no solo sirven para emitir facturas sino también para tener una visión completa de los ingresos y los gastos de cada mes, trimestre o año.