La matriz de Eisenhower se ha convertido así en una herramienta muy popular entre quienes buscan mejorar su productividad diaria. “Está en tendencia porque es bastante eficaz y sencilla de aplicar. Ayuda a gestionar tiempo y tareas de una manera coherente, lo que facilita el trabajo y genera una sensación de orden mental y equilibrio”, argumenta la experta.
Cómo empezar a aplicar la técnica
Si también eres fan de los ‘to do lists’ (sin llegar a obsesionarse, claro), el primero de los pasos se te va a hacer ameno. Se trata de apuntar todas las tareas que tenemos pendientes, lo que ayudará a nuestra mente a tener más espacio e incluso puede que nos sorprendamos y quizás no tengamos tantas cosas por hacer como nos estaba haciendo creer nuestra mente (sí, a veces puede llegar a ser nuestra peor enemiga). Tener estas tareas vagando por nuestra cabeza, a menudo nos genera más agobio del que suponen en realidad en sí mismas.
Una vez anotadas, la psicóloga nos explica el siguiente paso: “Distinguir las tareas urgentes de las que, siendo importantes, necesitamos planificar con tiempo. Una vez diferenciadas y registradas, localizamos aquellas que podemos delegar y las que podemos descartar y eliminar. Hay plantillas, además, que ayudan a colocar las tareas y poder verlas a simple vista de forma ágil y clarificadora”. Bajo una matriz de cuatro casillas (urgente, no urgente, importante y no importante), podremos, entonces, diferenciar nuestras tareas para hacer con urgencia, programar, delegar o eliminar. La psicóloga nos trae varios ejemplos para que podamos visualizar mejor esta clasificación en el día a día.
1#. Urgente e importante. “En el trabajo, algo urgente puede ser entregar unos datos necesarios para la consecución del trabajo del resto del equipo, o algo en el límite de plazo de entrega”. Estas son tareas que debemos hacer con urgencia y, por tanto, a las que debemos dar prioridad en nuestra lista a la hora de organizarlas. Fechas de exámenes, trabajos, límites de entrega…
2#. No importante, pero sí urgente. “Puede ser algo que requiere premura, pero son tareas que se pueden delegar, como, por ejemplo, atender una avería en el espacio de trabajo, que alguien mande los informes para la siguiente reunión de equipo…”. Dentro de esta casilla, podríamos ubicar también contestar correos electrónicos (sí, eso que muchas veces dejamos a un lado).
